TEORI PEMECAHAN MASALAH DALAM ORGANISASI

Pada kesempatan kali ini, saya akan membahas tentang TEORI PEMECAHAN MASALAH DALAM ORGANISASI. Untuk contoh kasus permasalahan yang terjadi di organisasi akan saya posting di post berikutnya in sya Allah.

Permasalahan sering kali muncul pada suatu organisasi dan di tuntut oleh anggotanya untuk melewati dan menyelesaikannya. Permasalahan yang  kompleks  sering  terjadi pada perusahaan-perusahaan yang pada akhirnya secara tidak langsung menuntut seorang menejer untuk membuat sebuah keputusan.
Pada saat ini suatu pendekatan  sistematis untuk pemecahan masalah telah diciptakan yang terdiri dari tiga jenis usaha :
–  persiapan
–  definisi
–  solusi
Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu system dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasi subsistem-subsistem dalam perusahaan. manajer bergerak dari tingkat system ke subsistem dan menganalisis bagian-bagiansistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer  mengidentifikasi berbagai  solusi alternative, mengevaluaasinya,  memilh yang  terbaik, menerapkannya, dan  membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagaimana  mestinya.
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus dilakukan oleh manajer yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha solusi / pemecahan.
– Usaha persiapan,  mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
– Usaha definisi,  mencakup mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
– Usaha solusi,  mencakup mengidentifikasikan  berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan  bahwa masalah itu terpecahkan. Sistem informasi berbasis komputer atau CBIS dapat digunakan sebagai system dukungan (support systems) saat menerapkan pendekatan sistem.
1. Usaha persiapan
Tiga langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara  berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah.
Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem perusahaan
2. Usaha definisi
Usaha definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa  suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup  mempelajarinya untuk mencari  solusi (pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua  langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu urutan tertentu
3. Usaha pemecahan
Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan  penerapannya. Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa  atau menghasilkan keuntungan luar biasa. Jadi pemecahan  masalah berarti tindakan memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungannya. Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan, tetapi pada konsekuensinya  keputusan adalah pemilihan suatu strategi atau tindakan.
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi  atau aksi yang manajer  yakini akan memberikan solusi terbaik  atas masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi berbagai  alternative keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus mendayagunakan system untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar kinerja system. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa yang harus dicapai oleh system.
Selanjutnya manajer harus memiliki informasi yang terkini, informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh system. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda, sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus dipecahkan.Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah berbagai alternative, diidentifikasi system informasi dapat digunakan untuk mengevaluasi  tiap alternative.
Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai kendala (constraints) yang  mungkin, baik inter maupun ekstern/ lingkungan.
1.  Kendala intern dapat berupa sumber daya  yang  terbatas, seperti kurangnya bahan baku, modal kerja,SDM yang kurang memenuhi syarat, dan lain – lain.
2.  Kendala lingkungan  dapat berupa tekanan dari berbagai elemen lingkungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut  cara tertentu.  Gejala  adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat  sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui lingkaran umpan balik. Namun gejala tidak  mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu  masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluang.